Lewat buku terbarunya berjudul How Google Works, mantan CEO sekaligus executive chairman dari Google, Eric Schmidt, berbagi ilmu cara mengirim email yang baik dan profesional.
Berikut uraiannya seperti disarikan dari Marie Claire:
1. Merespons dengan cepat Saran Schmidt, Anda harus membentuk diri sebagai orang yang cepat merespons e-mail. Tak hanya kepada rekan atau klien tertentu, Anda harus merespons e-mail dengan cepat tanpa pandang bulu. "Dengan bersikap cepat tanggap, Anda menciptakan komunikasi yang positif," tulis Schmidt.
2. Ringkas Hal yang mengejutkan ternyata menulis e-mail dengan singkat dan padat lebih sulit daripada yang panjang. E-mail singkat, menurut Schmidt, berarti Anda menghabiskan lebih banyak waktu berpikir untuk membalas dengan kalimat ringkas.
3. Hapus, hapus, hapus Schmidt mengingatkan singkatan OHIO (only hold it once), hapus e-mail Anda bila tak penting. "Jika Anda melakukan ini dengan tepat, maka e-mail Anda akan menjadi daftar yang harus dikerjakan dengan isu yang kompleks dan memerlukan pemikiran lebih dalam."
4. LIFO LIFO adalah singkatan dari last in, first out. Selesaikan e-mail yang ada di bagian atas karena e-mail lama terkadang telah dilihat dan diambil alih oleh orang lain.
5. Pikirkan “ubah rute” Bukan hanya di jalan, Schmidt menyarankan, untuk Anda memikirkan bagaimana mengalihkan e-mail pada orang yang lebih membutuhkan. "Jangan sampai Anda berpikir kenapa tak saya teruskan e-mail ini ke dia?" terangnya.
6. Jangan berteriak Maksud Schmidt berteriak adalah menggunakan huruf kapital besar. Jika ingin bernada keras, temui langsung orangnya dan jangan “berteriak” di e-mail, meski terkadang e-mail memang lebih mudah.
8. Buat hal jadi mudah Untuk bertanya perihal pekerjaan lanjutan atau follow up, Anda dapat mengirim kembali e-mail tersebut ke diri sendiri dan memberi label "Follow up". Cara ini efektif sebagai alarm untuk mengingatkan Anda kembali.
9. Pikirkan masa mendatang Meneruskan e-mail ke diri sendiri bisa Anda lakukan apabila Anda berpikir e-mail tersebut akan berguna di kemudian hari. Hal lainnya, seperti scan passport, perizinan, dan asuransi kesehatan, juga dapat Anda kirimkan ke e-mail sendiri. Ini berguna untuk waktu darurat.
Sumber: Kompas