NOVA.id – Dinamika di lingkungan kerja menuntut kita untuk bisa siap pada kondisi tertentu.
Misalnya, untuk memimpin sebuah pertemuan atau rapat, baik dalam kelompok kecil maupun besar.
Tentu saja dibutuhkan kesiapan dan kemampuan, terutama pada pengambilan keputusan penting yang menjadi target dari rapat tersebut.
Sedangkan yang ada di hadapan kita bukan satu-dua orang saja, dan kesemuanya bisa jadi memiliki aspirasi yang berbeda.
Tugas kita tak hanya menjadi seorang pemimpin dalam kelompok tersebut, namun juga harus bisa mengendalikan suasana agar rapat bisa kondusif dan bisa mencapai target.
(Baca juga : Akan Pergi Berlibur dengan Keluarga? Ini Besar SPF yang Dianjurkan Agar Kulit Terlindungi)
Untuk itu, Yuliana F. Hartanto, pendiri dan pengajar Guru Grooming membagikan kiatnya untuk kita.
Persiapkan Diri
Bila telah diberi delegasi memimpin rapat, pergunakan kesempatan untuk mempersiapkan diri.
Poles diri dan bekali diri, bila perlu lakukan riset dari topik diskusi rapat sebelumnya.
“Memimpin pertemuan itu memang gampang-gampang susah. Anda perlu tahu kapan harus berbicara, tahu kapan kita harus berhenti berbicara, dan beri kesempatan pada orang lain, juga bisa tegas memberi kesempatan pada tiap peserta untuk menyampaikan masing-masing aspirasinya,” kata Yuliana.
(Baca juga : Sebaiknya Asuh si Kecil dengan Pola Autoritatif, Ini Alasannya)
Persiapkan Pertemuan
Sebelum merencanakan suatu pertemuan atau rapat, tentu dibutuhkan persiapan yang matang.
Tak hanya mempersiapkan diri sendiri, namun juga persiapkan materi yang akan disampaikan dan didiskusikan.
Kemudian, persiapkan pula agenda mencakup informasi seputar rapat tersbut, semisal kapan diadakan, lokasi, dan lainnya.
Jangan lupa, sebutkan pula apa yang akan dibahas, sehingga para peserta nantinya bisa melakukan persiapan.
“Dalam suatu perusahaan tentu sudah ada SOP, pakai SOP tersebut dalam setiap kegiatan, termasuk dalam mempersiapkan suatu rapat atau meeting,” jelas Yuliana.
(Baca juga : Bahaya! Jangan Minum Kopi Saat Perut Kosong, Begini Akibatnya)
Buka dengan ‘Terima Kasih’
Buka rapat secara resmi. Menurut Yuliana, jangan lupa, “Sampaikan terima kasih pada peserta pertemuan karena telah hadir on-time.”
Perlu digarisbawahi, selalu mulai pertemuan dengan tepat waktu.
Meskipun kita bisa saja mengadakan rapat berdurasi lama atau sebentar, sampaikan juga batasan waktu agar rapat bisa berjalan dan berakhir tepat waktu pula.
Jangan lupa untuk perkenalkan diri kita sebagai pemimpin, dan jelaskan secara singkat apa tujuan pertemuan tersebut.
“Sampaikan pula pada peserta untuk menjaga suasana rapat kondusif, semua kooperatif, tetap fokus pada topik bahasan,” tambah Yuliana.
(Baca juga : Sayuran Menyehatkan, Namun Waspada 3 Efek Samping Ini)
Selain tips di atas, ada dua tips selanjutnya agar rapat berjalan kondusif dan sesuai target.
Anda bisa baca selengkapnya di Tabloid Nova edisi 1541 (4-10 September 2017).(*)