Lucy Juliana Sapri, Pembuat Pesta Langganan Figur Publik (1)

Tampaknya banyak artis, pengusaha, dan pejabat yang jadi klien Anda, ya. Bagaimana ceritanya?

Artis pertama yang jadi klien saya adalah Nugie, kalau tidak salah tahun 2006. Dia mendapatkan nama Hip Hip Hooray (3H) dari temannya yang pernah menghadiri pesta ulangtahun yang 3H tangani. Tahun 2009, Angelina Sondakh menggunakan 3H untuk pesta ulangtahun pertama anaknya, Keanu. Dia dapat info 3H dari temannya yang pernah menggunakan event organizer (EO) milik saya. Waktu itu, dia ingin susananya seperti di Disneyland. Jadi, ketika masuk venue yang ada di hotel berbintang itu anak-anak bisa bermain macam-macam, mulai dari perosotan, bowling, tato mainan, sampai nonton bioskop. Badutnya pun banyak.

Lalu?

Dari mulut ke mulut, 3H makin dikenal di kalangan publik figur. Mereka yang menggunakan 3H antara lain Dian Nitami, Alya Rohali, Mayangsari, Wulan Guritno, Ari Wibowo, dan Adrian Maulana. Ada pula cucu pejabat dan pengusaha seperti Miranda S. Goeltom, Martha Tilaar, Aburizal Bakrie, mantan Kapolri Jenderal (Purn) Bambang Hendarso Danuri, dan Fuad Bawazier.

Biasanya waktu meeting pertama enggak ketahuan kalau anak yang mau ulangtahun ini ternyata anak atau cucunya figur publik. Sebab yang meeting dengan saya terkadang kerabat atau orang kepercayaannya. Baru ketahuan setelah meeting dengan orangtuanya atau pas acara. Namun buat saya, artis atau masyarakat awam tidak saya bedakan.

Misalnya?

Kalau artis A minta saya datang saat acara tapi hari itu saya sudah janji untuk datang ke acara klien lain, permintaan si artis saya tolak. Sejak awal klien menghubungi, sudah saya jelaskan bisa atau tidak saya datang. Hal ini juga tertulis di perjanjian kontrak. Perjanjian hitam di atas putih sengaja saya buat agar tidak ada salah paham di kemudian hari. Kalau dia tidak bersedia, saya persilakan dia menggunakan EO lain.

Lebih baik begitu daripada dia kecewa. Sebab saya enggak mau menurunkan orang yang tak tahu apa-apa di lapangan. Mau pesta kecil atau besar, asal sudah bikin janji, pasti saya prioritaskan. Selain komunikasi verbal, saya buat juga secara tertulis apa yang harus dikerjakan anak buah, agar tidak ada yang tertinggal atau tertukar dengan pesta klien lain. Ketinggalan barang bikin kami rugi waktu dan tenaga, akhirnya klien kecewa. Meski sepele, kalau ketinggalan sepatu tetap saja badut tak bisa ditampilkan.

Klien tak perlu tahu, ya, kalau ada masalah di belakang layar?

Klien enggak boleh tahu. Pokoknya, klien tahu beres, acara sukses, dan anak-anak senang. Itu saja. Sebagai tuan rumah pasti dia deg-degan. Kalau ditambahi dengan masalah persiapan, dia akan makin panik. Paling-paling, sebelum hari H saya ingatkan klien untuk menyediakan makanan bagi para suster yang ikut mendampingi anak-anak.

Pernah ada kendala di saat-saat terakhir persiapan?

Pernah. Sejak jauh hari, tukang sulap yang saya hubungi sudah bilang oke untuk tampil. Sekitar dua jam menjelang acara, dia belum muncul juga. Waktu saya hubungi, ternyata dia lupa dan jauh dari lokasi. Padahal, tak mungkin acara sulap ditiadakan. Saya langsung kontak tukang sulap yang honornya Rp 1 juta lebih mahal dari yang saya pesan sebelumnya, dan ternyata dia bisa datang. Rasanya lega banget acara tetap berjalan seperti rencana. Puas rasanya ketika klien mengucapkan terima kasih di akhir acara.

Rugi Rp 1 juta, dong?

Ha ha ha... Kalau sudah begitu, jangan lagi memikirkan soal harga atau rugi. Yang penting klien puas, itu saja. Sisi baiknya, anak-anak dapat suguhan sulap yang lebih bagus. Kalau klien puas, uang akan mengalir sendiri. Kebetulan waktu itu ternyata di akhir acara klien memberi uang tip karena acaranya sukses. Enggak jadi rugi, kan? Ha ha ha... Seperti biasa, uang tip saya bagikan sama rata ke anak buah. Itu, kan, kerja keras mereka. Sama seperti mereka, saya tak mungkin kerja sendiri. Sebagai tim, kami harus solid.

Berapa jumlah karyawannya?

Karyawan tetap lima orang, termasuk bagian dekorasi. Selebihnya saya pakai pekerja lepas, antara lain badut, MC, tukang sulap, dan sebagainya. Marketing langsung saya tangani sendiri agar klien bisa konsultasi dengan puas. Sebab itu, kan, berkaitan dengan kreativitas dan belum tentu jalan pikiran anak buah sejalan dengan saya. Setelah dapat order, baru saya delegasikan tugas. Kalau koordinator lapangan, banyak karena mereka sudah saya latih.

Adakah permintaan khusus dari klien?

Biasanya ada. Sebab setiap ulangtahun kondisinya berbeda, umur anak yang berulangtahun juga beda. Saya maklum mereka sangat sibuk, kadang baru ingat ulangtahun anaknya hanya beberapa hari sebelumnya. Misalnya, ada yang baru menghubungi pada Jumat, padahal minta acaranya diadakan Senin. Kalau memang masih bisa bantu, ya, saya bantu.

Waktu itu, karena anaknya Dian Nitami suka main tembak-tembakan, dia minta suasananya dibuat seperti medan perang. Sebetulnya dekorasinya bisa dibuat maksimal kalau waktunya cukup, karena kami bisa mengerjakan tema apa saja. Berhubung waktunya cuma dua hari, saya dan anak buah seperti jadi McGyver karena hanya menggunakan bahan yang ada. Semua kain yang ada dibawa ke sana untuk dijadikan properti pesta.

Waktu ulangtahun Kiran, anak Mayangsari, seluruh keluarga besar Mayang sejumlah 28 orang datang dari Purwokerto. Mereka sangat kompak, sengaja secara khusus menari untuk Kiran. Nah, sebagai EO saya harus mengoordinir dan memberi waktu untuk permintaan khusus seperti ini dalam rundown acara. Saat itu, konsep pestanya adalah Princess.

Berapa, sih, waktu ideal untuk persiapan pes­ta ulang tahun?

Satu bulan, supaya hasilnya maksimal. Mepet juga bisa, tapi pengerjaannya terburu-buru dan pilihan MC serta lain-lain terbatas. Namun, banyak juga yang dadakan. Biasanya setelah calon klien menelepon untuk bertanya-tanya, saya kirim surel berisi standar harga dan paket 3H. Kalau cocok, baru kami bertemu di lokasi yang nantinya akan dipakai pesta.

Setelah oke, dibuatkan perjanjian tertulis lalu dia bayar uang muka sebesar 50 persen. Sebaiknya jangan mepet bayar uang mukanya, karena sebelum ini dibayar, kami tidak akan melakukan persiapan apa pun untuk menghindari pembatalan mendadak. Seminggu sebelum acara sudah harus lunas dan ada technical meeting terakhir. Menjelang acara, 12 jam sebelumnya dekorasi sudah harus masuk lokasi.

Hasuna Daylailatu / bersambung

PROMOTED CONTENT