Mas Aidil yang baik, Bisakah Mas Aidil membuat contoh catatan pemasukan dan pengeluaran (neraca), termasuk untuk stok barang bagi usaha kecil seperti pemilik warung kelontong atau warung nasi. Jawabannya sangat saya tunggu. Terima kasih.Yanti - Jakarta
Ibu Yanti yang baik juga, Pertanyaannya amat simpel dan sedikit, tapi mengena. Agak sulit dijabarkannya dalam satu tulisan, karena biasanya ini materi training saya. Tapi, akan saya coba jelaskan secara sederhana.
Banyak hal yang dilupakan pemilik usaha kecil, yaitu membuat catatan pembukuan. Meski bisa dilakukan secara sederhana, tapi pencatatan ini jadi penting artinya, apalagi bila Ibu punya usaha kelontong.
Dengan keuntungan tak terlalu besar (biasanya toko kelontong bermain di volume penjualan), sedikit saja salah dalam pembukuan, bisa menyebabkan kerugian. Ini saya sebut dengan "bocor halus".
Pencatatan, dalam ilmu akuntansi disebut posting amat penting dilakukan terutama pada usaha yang masih baru. Pencatatan ini terdiri dari beberapa macam. Ada yang disebut jurnal atau lajur (bahasa Inggrisnya ledger).
Jurnal inilah yang membentuk "neraca" yang bisa dicek sewaktu-waktu. Lalu perhitungan pemasukan dan pengeluaran bulanan yang disebut income statement bisa memperhitungkan keuntungan atau kerugian usaha.
Dalam pencatatan penerimaan dan pengeluaran ada satu pos yang paling penting dijaga, yaitu inventaris. Nah, mari kita bahas apa yang harus dipersiapkan dalam menjalankan usaha Ibu.Pos penting yang paling sering dilupakan pemilik bisnis kecil adalah "menggaji" diri sendiri. Banyak yang berpikir, perusahaan belum berjalan atau memberi hasil, apakah sudah benar bila langsung menikmati hasil di depan.
Padahal, untuk memulai usaha Anda sudah memakai uang usaha, bahkan tabungan. Anda pun sudah meluangkan waktu untuk mengurus usaha baru. Hal inilah yang harus dikompensasikan ke dalam bentuk "gaji" atau upah bulanan.
Besaran gaji ini tergantung pada kemampuan usaha dan kebutuhan. Bisa saja Anda menggaji diri sendiri Rp 10 ribu atau Rp 100 ribu per bulan.
Banyak orang mengenakan "gaji" sedikit, tapi melakukan "cash advance" alias keuntungan diambil lebih dulu (dividen diambil di muka). Tapi, Ibu harus berhati-hati karena sistem ini baru bisa dilakukan setelah usaha berjalan beberapa lama sampai bisa terlihat keuntungan yang stabil, yang dihasilkan secara rata-rata per bulan.
Kesalahan yang sering terjadi, banyak pebisnis mengambil keuntungan lebih dulu tanpa memperhitungkan jumlah keuntungan yang bisa diambil. Akibatnya mereka justru mengambil modal awal yang harusnya diputar kembali. Akibatnya, usahanya lama-lama mengecil, karena modal yang terpakai jadi menyusut.
Posting berikutnya, biaya sewa tempat. Untuk usaha ritel, lokasi amat menentukan keberhasilan usaha.Sewa di tempat strategis (pinggir jalan besar/ utama) atau dekat pusat keramaian (kampus, mal, perumahan) akan makan biaya sewa cukup tinggi. Harus diperhitungkan secara hati-hati, apakah keuntungan dari penjualan bulanan bisa menutup biaya sewa.
Hal ini bisa disiasati dengan membuka usaha di rumah, sehingga tak harus mengeluarkan biaya sewa tempat. Namun, harus diperhatikan juga apakah rumah Anda terletak di lokasi yang strategis dan dekat jalan besar, sehingga mudah dan banyak dikunjungi.
Pos biaya lain yang juga tak kalah besar adalah biaya pegawai. Anda belum tentu bisa menjaga "toko", sehingga membutuhkan "asisten". Untuk mencari pegawai yang bisa dipercaya tak mudah. Kalaupun ada, biayanya cukup tinggi. Kebanyakan pemilik bisnis baru selalu melibatkan anggota keluarga (inti) untuk ikut menjalankan usahanya agar bisa dipercaya.
Selanjutnya, kunci sukses usaha ritel juga mencakup hal pembelian barang, inventaris barang, dan penjualan barang.
Di sinilah biasanya kerap terjadi kebocoran dan berakibat fatal pada usaha. Ketika menerima barang kiriman, baik dari distributor besar maupun kecil, pastikan Anda mengecek setiap barang yang dikirim sebelum masuk ke gudang. Kebocoran pertama sering terjadi di sini.
Bisa saja kurir yang membawa barang tak jujur, sehingga yang diterima tak utuh jumlahnya. Atau Anda menerima barang yang ada cacatnya, sehingga tak bisa dijual. Untuk makanan, bisa saja Anda menerima barang yang sudah tak bagus dan tak layak dikonsumsi (kadaluarsa).
Sumber kebocoran kedua, inventaris barang harus selalu dicek setiap saat secara acak, antara jumlah yang tercantum pada daftar dengan kondisi di gudang. Biasanya ketika usaha sudah mulai berjalan dan perputarannya makin cepat, pemilik usaha "malas" mengecek inventaris barang di gudang.
Akibatnya sering terjadi ketidakcocokan antara jumlah barang di gundang dan yang ada di daftar. Atau bisa saja ada yang mencuri barang dan dibawa pulang. Barang yang dicuri (biasanya dilakukan orang dalam) meski sedikit tapi bila dikumpulkan setiap bulan akan amat merugikan.
Sumber kebocoran terakhir, saat terjadinya penjualan. Ada kemungkinan barang yang dijual dengan jumlah uang yang masuk tak sama besar, sehingga ada selisih yang "masuk kantong" oknum. Jadi, penting sekali ada bukti jual, baik berupa resit atau kuitansi yang diberikan kepada pembeli.
Banyak sekali hal-hal yang bisa dilakukan untuk menjalankan usaha dengan baik. Beberapa contoh diatas hanya yang utama yang harus diperhatikan. Yang terpenting, tetap fokus pada usaha Anda. Sebaiknya, di awal usaha Anda lakukan semuanya sendiri, agar bisa mengetahui dan memahami jalannya usaha secara mendetail.
Asuhan: Aidil Akbar