Pernah ada kendala di saat-saat terakhir persiapan?
Pernah. Sejak jauh hari, tukang sulap yang saya hubungi sudah bilang oke untuk tampil. Sekitar dua jam menjelang acara, dia belum muncul juga. Waktu saya hubungi, ternyata dia lupa dan jauh dari lokasi. Padahal, tak mungkin acara sulap ditiadakan. Saya langsung kontak tukang sulap yang honornya Rp 1 juta lebih mahal dari yang saya pesan sebelumnya, dan ternyata dia bisa datang. Rasanya lega banget acara tetap berjalan seperti rencana. Puas rasanya ketika klien mengucapkan terima kasih di akhir acara.
Rugi Rp 1 juta, dong?
Ha ha ha... Kalau sudah begitu, jangan lagi memikirkan soal harga atau rugi. Yang penting klien puas, itu saja. Sisi baiknya, anak-anak dapat suguhan sulap yang lebih bagus. Kalau klien puas, uang akan mengalir sendiri. Kebetulan waktu itu ternyata di akhir acara klien memberi uang tip karena acaranya sukses. Enggak jadi rugi, kan? Ha ha ha... Seperti biasa, uang tip saya bagikan sama rata ke anak buah. Itu, kan, kerja keras mereka. Sama seperti mereka, saya tak mungkin kerja sendiri. Sebagai tim, kami harus solid.
Berapa jumlah karyawannya?
Karyawan tetap lima orang, termasuk bagian dekorasi. Selebihnya saya pakai pekerja lepas, antara lain badut, MC, tukang sulap, dan sebagainya. Marketing langsung saya tangani sendiri agar klien bisa konsultasi dengan puas. Sebab itu, kan, berkaitan dengan kreativitas dan belum tentu jalan pikiran anak buah sejalan dengan saya. Setelah dapat order, baru saya delegasikan tugas. Kalau koordinator lapangan, banyak karena mereka sudah saya latih.
Adakah permintaan khusus dari klien?
Biasanya ada. Sebab setiap ulangtahun kondisinya berbeda, umur anak yang berulangtahun juga beda. Saya maklum mereka sangat sibuk, kadang baru ingat ulangtahun anaknya hanya beberapa hari sebelumnya. Misalnya, ada yang baru menghubungi pada Jumat, padahal minta acaranya diadakan Senin. Kalau memang masih bisa bantu, ya, saya bantu.
Waktu itu, karena anaknya Dian Nitami suka main tembak-tembakan, dia minta suasananya dibuat seperti medan perang. Sebetulnya dekorasinya bisa dibuat maksimal kalau waktunya cukup, karena kami bisa mengerjakan tema apa saja. Berhubung waktunya cuma dua hari, saya dan anak buah seperti jadi McGyver karena hanya menggunakan bahan yang ada. Semua kain yang ada dibawa ke sana untuk dijadikan properti pesta.
Waktu ulangtahun Kiran, anak Mayangsari, seluruh keluarga besar Mayang sejumlah 28 orang datang dari Purwokerto. Mereka sangat kompak, sengaja secara khusus menari untuk Kiran. Nah, sebagai EO saya harus mengoordinir dan memberi waktu untuk permintaan khusus seperti ini dalam rundown acara. Saat itu, konsep pestanya adalah Princess.
Berapa, sih, waktu ideal untuk persiapan pesta ulang tahun?
Satu bulan, supaya hasilnya maksimal. Mepet juga bisa, tapi pengerjaannya terburu-buru dan pilihan MC serta lain-lain terbatas. Namun, banyak juga yang dadakan. Biasanya setelah calon klien menelepon untuk bertanya-tanya, saya kirim surel berisi standar harga dan paket 3H. Kalau cocok, baru kami bertemu di lokasi yang nantinya akan dipakai pesta.
Setelah oke, dibuatkan perjanjian tertulis lalu dia bayar uang muka sebesar 50 persen. Sebaiknya jangan mepet bayar uang mukanya, karena sebelum ini dibayar, kami tidak akan melakukan persiapan apa pun untuk menghindari pembatalan mendadak. Seminggu sebelum acara sudah harus lunas dan ada technical meeting terakhir. Menjelang acara, 12 jam sebelumnya dekorasi sudah harus masuk lokasi.
Hasuna Daylailatu / bersambung